We wisten niet waar we aan begonnen

vrijwilliger

Clubplanner

Willem: “In februari zijn we overgegaan op een nieuw baanmanagementsysteem, omdat E-golf4U niet langer ondersteund zou worden. De keuze voor het Golfdashboard is gemaakt door het bestuur, waarschijnlijk door een projectgroep. De coördinatoren zijn Peter Oosting en Nikaj Wiggers. Wij zijn clubplanner”. Hennie: “In de wedstrijdcommissie hebben we alle rollen dubbel belegd, zodat er altijd een backup is voor de rol én je ook een sparringpartner heb. Willem is eerste planner en ik ben tweede. We hadden samen in de Goois-Par-3-commissie gezeten en dat liep lekker. Daarom zei ik ja, toen hij me vroeg”.

Veel werk

Valt wel mee, zei Willem, toen ik vroeg of ik veel moest doen. Paar dagdelen….Dat zijn er wel wat meer geworden. Als clubplanner voeren we wij alle wedstrijden uit de wedstrijdkalender in het systeem in: wedstrijdvorm, aantal inschrijvingen, handicapverrekening en dergelijke. We voegen een wedstrijdcommissie toe, die rechten krijgt als manager/wedstrijdleider. De wedstrijdleiding geeft de wedstrijd nader vorm: flightindeling, kaarten aanmaken, winnaar bepalen, verwerken uitslag en wat dies meer zij.”

Tops

Het nieuwe systeem is heel gebruiksvriendelijk, vinden ze allebei. Heel mooi, is dat er bepaalde dingen automatisch gaan, die je vroeger allemaal handmatig moest doen. Als zich nu iemand op het laatste moment afmeldt, schrijf je hem uit en past het systeem automatisch de flightindeling, de startlijst en andere zaken aan. Bij sommige wedstrijden is sprake van een klassement. Dan tellen de beste resultaten van een x aantal wedstrijden. Ook dit klassement komt er vrijwel automatisch uit.

Begeleiding

Alle mensen die met dit systeem te maken krijgen – en dat zijn er heel veel – hebben een training gehad. Vervolgens gaan Hennie en Willem met elke wedstrijdcommissie zitten om alles nog eens rustig door te nemen. Ze helpen bij het voorbereiden van de wedstrijd en bij elke wedstrijd is één van hen aanwezig. “We steken nu bewust veel tijd in de begeleiding”, vertelt Willem, “zodat het soepel loopt en de mensen het binnenkort zonder ons kunnen”.  Voor 80% loopt het als een zonnetje. Ongeveer 20% van het systeem is nog een puzzel, maar Hennie en Willem vinden het leuk om steeds beter te worden in het vinden van oplossingen.

Persoonlijke Q&A

Hadden jullie veel ervaring toen je hieraan begon?
In coronatijd ben ik met golf begonnen, vertelt Hennie. Ik ben les gaan nemen en heb gekozen voor Spandersbosch omdat het lekker dichtbij is en ik er op de fiets naartoe kan. Ik ben ontzettend leuk welkom geheten door de kennismakingscommissie en voelde me snel thuis. Willem golft al van zijn veertigste. Eerst zakelijk bij de Haarlemmermeersche, gesponsord door zijn werkgever. Later bij de Golfvereniging Nederland, zodat hij overal in Nederland kon spelen. Toen hij vijf jaar geleden in Bussum kwam wonen, werd hij lid van Spandersbosch.
Waarom werd je lid van Spandersbosch?
Spandersbosch is een geweldige baan als je van het korte spel houdt, en dat doe ik. In het begin was het even wennen, maar ik heb de uitdaging opgepakt en nu ben ik er best goed in, vervolgt Willem. Samen met Jan Lancker heb ik het baanrecord van 55 slagen bruto op de Crailoobaan op mijn naam. Sinds twee jaar zit ik in de wedstrijdcommissie en zo langzamerhand had ik E-golf4U goed door. Maar ja, nu moet ik weer switchen. Gelukkig is het nieuwe systeem heel robuust. Je kunt alles weer terughalen, als je per ongeluk iets verkeerd hebt gedaan.
Hoe verloopt de samenwerking tussen jullie?
Het leuke van onze samenwerking is dat ik geen wedstrijdervaring heb en Willem heel veel, zegt Hennie. Ik kom er fris in en ken het oude systeem niet. Daardoor sta ik er onbevangen in en kan ik gewoon ontdekken wat het systeem kan. “Dat is de beste houding,” vult Willem aan. “Je moet er gewoon even rustig voor gaan zitten en de tijd nemen. Dan blijkt er veel meer te kunnen dan je eerst dacht. Het is wel handig dat ik ook het oude systeem goed ken, dan kan ik de mensen beter helpen die roepen ‘Maar vroeger….”. Vroeger is dood.
Wat maakt dit tot een leuke klus?
De invoering van een nieuw systeem is altijd een hele uitdaging, vooral als daar heel veel mensen mee moeten werken, die dat niet dagelijks doen. Omdat veel clubs op dit moment overgaan, ligt het systeem er wel eens uit. Maar zegt Willem: “Het is gewoon heel erg leuk, als iemand binnenkomt en bijvoorbeeld wanhopig uitroept dat het systeem niets uit kan printen. Dan nemen we samen rustig de stappen door en blijkt het gewoon te kunnen. Ik heb er dan plezier in dat zo iemand weer blij de deur uitloopt.”

Specialisaties